Geen boekhouding zonder facturen: Bereid u voor op de verplichte elektronische facturatie

Facturatie is een centraal onderdeel van uw boekhouding en btw-administratie. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle bedrijven overgaan op elektronische facturatie, een maatregel die gericht is op het moderniseren en vereenvoudigen van handelsverkeer in België. Hier vindt u een overzicht van de belangrijkste elementen voor een goed facturatiebeheer en om u voor te bereiden op deze overgang.

Twee soorten facturen

Als ondernemer doet u er alles aan om uw bedrijf te laten groeien. Correct en tijdig betaald worden is een prioriteit, en dat begint met een duidelijke en professionele factuur. Er zijn twee soorten facturen om mee om te gaan:

1. De aankoopfactuur: wanneer u goederen en/of diensten aankoopt, ontvangt u een factuur van uw leverancier.
   
2. De verkoopfactuur: wanneer u goederen en/of diensten verkoopt, stelt u zelf een factuur op voor de koper.

Facturatie: verplicht of niet?

Als u verkoopt aan zakelijke klanten, zoals zelfstandigen, bedrijven of overheden, is facturatie altijd verplicht, ongeacht de waarde van de transactie. U kunt ook zelf een factuur vragen voor elke aankoop die u doet als professional.

Voor verkopen aan particulieren voor privégebruik is een factuur niet verplicht, behalve in bepaalde specifieke gevallen (bijvoorbeeld: groothandelaren, verkoop en reparatie van voertuigen, verhuis- en opslagdiensten, verkoop van gebouwen en werken aan gebouwen).

Welke verplichte vermeldingen moeten op een factuur staan?

Elke factuur die aan een Belgische klant wordt gericht, moet minstens de volgende informatie bevatten:

1. Informatie over uw bedrijf:
   
   • Handelsnaam, rechtsvorm en btw-nummer.
   • Contactgegevens van uw bedrijf.
   • Bankgegevens.
     
2. Informatie over uw klant:
   • Naam van het bedrijf en btw-nummer (indien uw klant geen particulier is).
   • Adres van uw klant.
     
3. Facturatiegegevens:
   • Factuurnummer.
   • Factuurdatum en betalingstermijn.
   • Bestelnummer of gestructureerde mededeling (optioneel).
     
4. Details van de geleverde diensten en/of producten:
   • Beschrijving, hoeveelheid en leveringsdatum.
   • Eenheidsprijs (per uur, per stuk, enz.).
   • Valuta.
   • Totaalbedrag (exclusief btw).
   • Btw-tarief en totaalbedrag van de btw.
   • Totaalprijs (inclusief btw).

Elke weglating of fout in deze verplichte vermeldingen kan leiden tot een administratieve sanctie, en een correctie van de factuur zal dan nodig zijn.

Wanneer factureren?

Facturen moeten uiterlijk worden opgesteld op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin de dienst of het product werd geleverd.

Voici la traduction en néerlandais du texte :

Bereid u nu voor op elektronische facturatie

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle bedrijven. Hoewel papieren facturen tot die datum nog geaccepteerd worden, is het essentieel om u nu al voor te bereiden op deze overgang. Om elektronische facturen te versturen, moet u de uitdrukkelijke toestemming van uw klant verkrijgen. De digitale factuur moet leesbaar en niet-wijzigbaar zijn (zoals een PDF-bestand), en de identiteit van de afzender moet verifieerbaar zijn. Dit wordt gegarandeerd door het gebruik van het Peppol-netwerk.

De overstap naar elektronische facturatie wordt sterk vereenvoudigd dankzij het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement OnLine). Peppol maakt een veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische documenten, waaronder facturen, mogelijk tussen bedrijven en overheidsinstanties in heel Europa. Door gebruik te maken van Peppol profiteert u van een snelle en veilige verzending van uw facturen, met automatische naleving van de Europese en Belgische normen. Dit netwerk vermindert het risico op fouten, verkort de verwerkingstijden en garandeert een betere traceerbaarheid van transacties.

Nu al kiezen voor elektronische facturatie betekent niet alleen dat u voldoet aan de toekomstige regelgeving, maar ook dat u wint aan efficiëntie en snelheid in het beheer van uw handelsverkeer.