Elektronische facturatie verplicht vanaf 2026: de klok tikt

Op 14 juli 2025 werd het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Daarmee wordt bevestigd dat vanaf 1 januari 2026 alle btw-plichtigen verplicht zijn om elektronische gestructureerde facturen te kunnen verzenden én ontvangen.

Dit is een belangrijke stap richting de volledige digitalisering van zakelijke transacties en administratieve processen.

Wat zegt de wet?

Vanaf 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming beschikken over de technische middelen om:

• gestructureerde elektronische facturen te verzenden,
• gestructureerde elektronische facturen te ontvangen.

Opgelet: een PDF per e-mail versturen volstaat niet meer. Alleen gestructureerde facturen in een gestandaardiseerd formaat, verzonden via het netwerk dat in het besluit wordt vermeld (zoals Peppol), worden als geldig beschouwd.

Sancties voor wie achterblijft

Het besluit voorziet in een geleidelijk sanctiemechanisme, naar analogie met de invoering van de geregistreerde kassa in de horecasector in 2009:

• Eerste overtreding vanaf 1 januari 2026: boete van 1.500 euro
• Tweede overtreding, indien na 3 maanden nog geen actie werd ondernomen: 3.000 euro boete
• Derde overtreding (en volgende), indien de situatie nog eens 3 maanden ongewijzigd blijft: 5.000 euro per overtreding

Eenvoudige controle op afstand

In tegenstelling tot vroegere verplichtingen zoals de geregistreerde kassa, zijn fysieke controles hier niet nodig. De administratie kan eenvoudig een lijst van btw-plichtigen vergelijken met de publiek beschikbare lijst van geregistreerde gebruikers op het elektronische netwerk. Zo kunnen bedrijven die niet in orde zijn snel en automatisch worden geïdentificeerd.

Praktische voorbeelden

• Voorbeeld 1: Een dienstverlener stuurt zijn facturen nog steeds in PDF per e-mail. Hij beschikt niet over een systeem om gestructureerde facturen te maken. Hij riskeert meteen een boete vanaf januari 2026.
• Voorbeeld 2: Een handelaar ontvangt nog facturen van leveranciers op papier of in PDF en heeft geen oplossing om elektronische ontvangst mogelijk te maken. Ook dit is een inbreuk.
• Voorbeeld 3: Een onderneming heeft intern wel een systeem opgezet maar is nog niet geregistreerd op het officiële netwerk. Ze is dus formeel niet in orde.

De rol van de accountant is cruciaal

In deze overgangsperiode is de accountant of boekhouder een onmisbare partner. Hij of zij kan:

• de situatie van de onderneming analyseren,
• begeleiden bij het kiezen van een geschikte oplossing,
• de wettelijke conformiteit controleren,
• en de onderneming voorbereiden op toekomstige digitale verplichtingen.

Nu al blijkt dat veel bedrijven niet tijdig klaar zullen zijn. Wachten tot december is geen optie meer.

Wacht niet tot het te laat is. Deze verplichting is niet alleen wettelijk nodig, maar ook een kans om uw administratie te moderniseren. Vertrouw op de expertise van uw accountant om deze stap succesvol te zetten.