Peppol en elektronische facturatie: goede praktijken om uw stromen te beveiligen

Sinds 1 januari 2026 is elektronische B2B-facturatie via het netwerk Peppol verplicht in België. Een belangrijke stap in de verdere digitalisering van ondernemingen… maar ook een omgeving die verhoogde waakzaamheid vereist.

Het netwerk zelf is veilig. Het risico situeert zich elders.

Het zwakke punt: toegang en verzending

Om facturen via Peppol te verzenden of te ontvangen, maken ondernemingen gebruik van software en gecertificeerde access points.

Maar niet alle aanbieders hanteren dezelfde veiligheidsnormen of identiteitscontroles.

In sommige gevallen slagen fraudeurs erin zich te registreren met het btw-nummer van een bestaande onderneming wanneer de identificatieprocedures onvoldoende streng zijn. Vervolgens kunnen zij frauduleuze facturen uit naam van die onderneming versturen en zo inspelen op geautomatiseerde validatie- en betalingsprocessen.

Zelfs als uw eigen omgeving goed beveiligd is, blijft u afhankelijk van de robuustheid van het volledige ecosysteem.

Een minder zichtbaar risico: het ontbreken van een PDF-bijlage

Een technischer, maar daarom niet minder belangrijk aandachtspunt betreft facturen die uitsluitend als XML-bestand worden verzonden, zonder geïntegreerde PDF-kopie.

In dat geval genereren de meeste access points automatisch een “generieke” PDF op basis van de XML-gegevens.

Technisch is dat document correct… maar visueel biedt het niet altijd voldoende zekerheid over:

• de vertrouwde huisstijl van de afzender
• de contractuele lay-out
• specifieke commerciële vermeldingen

Een factuur staat echter zelden op zichzelf.

Zij kadert doorgaans binnen een commerciële workflow:

• bestelbon
• leveringsbon
• raamcontract
• algemene voorwaarden

Het ontbreken van de originele PDF kan dus visuele en operationele twijfel veroorzaken.

Dat betekent niet noodzakelijk fraude… maar het bemoeilijkt de controle.

Dit is duidelijk een kinderziekte van het systeem.

In de toekomst zal de certificering van verzendende access points vermoedelijk strenger moeten worden, met onder meer:

• strengere authenticatie van afzenders
• systematische integratie van de originele PDF
• versterkte traceerbaarheid van verzendaccounts

De echte bescherming: interne controle

Beveiliging mag niet uitsluitend op technologie steunen.

Het is essentieel om een gestructureerde interne controle in te voeren die nagaat:

• de overeenstemming met een bestaande bestelbon
• de koppeling met een leveringsbon
• de goedkeuring door de operationeel verantwoordelijke
• de correctheid van bankgegevens

Met andere woorden: controleer de economische realiteit achter de factuur.

Een elektronisch geldige factuur is niet automatisch commercieel gerechtvaardigd.

Goede praktijken

1️⃣ Controleer uw registratie in de Peppol Directory

Ga regelmatig na of uw onderneming niet ongeoorloofd werd geregistreerd:

https://peppol.helger.com/public/locale-en_US/menuitem-tools-pid-check-be

2️⃣ Waak over wijzigingen in bankgegevens

Elke wijziging van IBAN moet onafhankelijk worden geverifieerd.

3️⃣ Voorzie een dubbele validatie

Automatisering betekent niet dat menselijke controle overbodig wordt.

4️⃣ Sensibiliseer uw medewerkers

Elke visuele of commerciële afwijking moet gemeld worden.

5️⃣ Publiceer een pagina “Facturatiemodaliteiten”

Vermeld duidelijk:

• uw Peppol-identificatie
• uw leverancier van e-facturatiesoftware
• uw officiële bankrekeningen
• uw financiële contactadressen

Digitaliseren betekent niet minder voorzichtig zijn

Elektronische facturatie brengt snelheid, efficiëntie, traceerbaarheid en kostenbesparing. Maar zij vereist ook een stevige organisatie.

In 2026 is digitalisering geen keuze meer, maar een realiteit. De echte vraag is of uw commerciële processen voldoende gestructureerd zijn om veilig te functioneren in een geautomatiseerde omgeving.

Technologie stroomlijnt de processen. Interne controle waarborgt hun legitimiteit.

En in een wereld waar betalingen quasi onmiddellijk gebeuren, blijft voorzichtigheid een strategische troef — uw beste verzekering.