Nee, een PDF is geen elektronische factuur

In een tijd waarin digitalisering in een stroomversnelling zit en nieuwe wettelijke verplichtingen op bedrijven afkomen, blijft er een hardnekkig misverstand bestaan: een PDF-bestand dat per e-mail wordt verstuurd, is géén elektronische factuur in de wettelijke zin van het woord. Deze misvatting lijkt misschien onschuldig, maar ze heeft belangrijke gevolgen op het vlak van conformiteit, efficiëntie en procesoptimalisatie. Een woordje uitleg.

Wat is een elektronische factuur?

Een elektronische factuur, of e-invoice, is een factuur die elektronisch wordt opgemaakt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd formaat, zodat ze automatisch door boekhoud- of ERP-systemen verwerkt kan worden – zonder manuele tussenkomst.

In België moet dit gestructureerde formaat verplicht via het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement On-Line) verlopen, een Europees gestandaardiseerd en beveiligd protocol dat bedrijven toelaat om documenten zoals facturen uit te wisselen via erkende toegangspunten.

In tegenstelling tot een PDF bevat een elektronische factuur gegevens die rechtstreeks leesbaar en verwerkbaar zijn door software. Dat maakt ze tot een essentieel onderdeel van een moderne boekhoudadministratie.

Waarom is een PDF niet voldoende?

Een PDF is eigenlijk een digitale weergave van een papieren document. Het kan wel per e-mail verstuurd worden, maar:

• Het is niet gestructureerd, dus niet automatisch verwerkbaar.
• Het vereist manuele controle of OCR (teksterkenning), wat foutgevoelig is.
• Het garandeert geen integriteit of authenticiteit van het document tijdens de overdracht.

Kortom: een PDF is een gedematerialiseerde factuur, maar geen wettelijk geldige elektronische factuur. En dat wordt binnenkort bijzonder relevant.

Wat verandert er op 1 januari 2026 in België?

Vanaf 1 januari 2026 worden alle btw-plichtige ondernemingen in België verplicht om hun B2B-facturen elektronisch te verzenden en te ontvangen via het Peppol-netwerk.

Het doel van deze maatregel is tweeledig:

• Bestrijding van btw-fraude via realtime controle,
• Versnelling van de digitalisering binnen het Belgische bedrijfsleven.

Een eenvoudige PDF via e-mail zal vanaf dan niet meer als wettelijk geldig beschouwd worden.

Waarom nu al overschakelen op e-facturatie?

• Tijdswinst: geen manuele verwerking meer nodig.
• Minder fouten: automatisatie vermindert risico op vergissingen.
• Traceerbaarheid: elke factuur verloopt via een beveiligd, gecertificeerd netwerk.
• Wettelijke conformiteit: u bent klaar voor 1 januari 2026.
• Modern imago: u toont dat uw onderneming mee is met haar tijd.

Conclusie: wie vooruit wil, digitaliseert nu

De overstap naar elektronische facturatie is meer dan een technische aanpassing. Het is een strategische keuze richting meer efficiëntie, veiligheid en wettelijke conformiteit.

Begrijpen dat een PDF slechts een tussenstap is, is cruciaal. Wie klaar wil zijn voor de verplichte invoering op 1 januari 2026, doet er goed aan nu al te investeren in een oplossing die Peppol-compatibel is en die elektronische facturen correct verwerkt.